Obsługa rachunkowo księgowa wspólnoty - sposób na oszczędności

Według aktualnego prawa wspólnota mieszkaniowa ma w obowiązku prowadzenie jasnej i rzetelnej ewidencji rachunkowo-księgowej. W tym celu zarząd może wyznaczyć odpowiedzialną osobę do księgowania lub skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej. To istotne, by zarząd jak najszybciej określił sposób ewidencji dla zapewnienia porządku księgowego. Czy da się zaoszczędzić na takich usługach w przypadku wspólnoty mieszkaniowej? O tym poniżej!

Kto powinien prowadzić ewidencję rachunkowo-księgową wspólnoty mieszkaniowej?

Jak wskazuje ustawa o własności lokali z 24 czerwca 1994 roku zarządca wspólnoty mieszkaniowej (jednoosobowy lub w formie zarządu) jest zobowiązany do ewidencjonowania wszelkich finansów związanych z użytkowaniem budynku. Jednak prawo nie definiuje sposobu prowadzenia ewidencji ani tego, kto fizycznie powinien tę pracę wykonywać. Cenną sugestię w tej sprawie podaje przedstawiciel firmy „Wspólnota” z Lubania: „Ewidencjonowanie finansów wspólnoty mieszkaniowej to forma pozaksięgowego rozliczania kosztów i zysków. Taka jednostka powinna określić dla siebie najlepszy sposób księgowania”. Chodzi o to, by każdy właściciel lokalu w danej wspólnocie mógł bez trudu zrozumieć sposób zarządzania finansami. Dlatego najlepiej jest, gdy księgowość wspólnoty mieszkaniowej prowadzi firma zewnętrzna.

Przeczytaj również: Czym zajmuje się prawnik w sprawach wspólnoty mieszkaniowej?

Jakie obowiązki księgowe ma wspólnota mieszkaniowa?

Mogłoby się wydawać, że jednostki te nie mają większych zobowiązań księgowych. Jednak jest to błędny pogląd. Do najważniejszych z nich zalicza się ewidencjonowanie:

• kosztów zarządzania nieruchomością;

• zaliczek na poczet kosztów;

• podatku CIT;

• podatku VAT (jeśli sprzedawane są media).

Powyższe obowiązki mogą być wykonywane przez wyznaczoną osobę spośród właścicieli lokali. Jednak złożoność zagadnienia prawa podatkowego w przypadku nieruchomości może doprowadzić do nieprawidłowości w zeznaniach podatkowych i sprawozdaniach finansowych. Dlatego wiele wspólnot mieszkaniowych wybrało prowadzenie ewidencji pozaksięgowej przez wyspecjalizowane firmy. Nie chodzi tu o zwykłe biura rachunkowe a podmioty zarządzające i administrujące nieruchomości wspólne. W ten sposób można oszczędzić sobie wielu problemów związanych z błędami w zarządzaniu finansami.